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Gestione efficace e produttiva del tempo (1^ tempo)


Gestione efficace e produttiva del tempo (1^ tempo)

COME GESTISCI IL TUO TEMPO?

Lo controlli o ti lasci andare al flusso delle cose che ti ritrovi da fare nel momento in cui capitano?

Se lavori in un'azienda e il tuo ruolo è esecutivo forse puoi permetterti la 2^ modalità (davvero?!?), ma se sei un imprenditore, un manager o ricopri un ruolo di responsabilità manageriale il discorso, l’avrai probabilmente capito sulla tua pelle, è differente.

Ma come, un altro articolo sulla gestione del tempo? Ce n'è ancora bisogno? Non ho tempo da perdere!

Forse è così, ma scegliere di dedicare altri 3 minuti e mezzo a leggere quello che ho da condividere sull’argomento potrà rivelarsi un ottimo investimento di tempo per vivere meglio e evitarti grossi problemi (che forse hai già, anche se non te ne sei ancora reso conto).


Fase 1.
PARENTESI PERSONALE SU COME MI SONO TROVATO CON L'ESIGENZA DI GESTIRE MEGLIO IL MIO TEMPO. (se hai poco tempo e vuoi sapere subito cosa evitare di fare, passa direttamente alla lettura della successiva Fase 3.)

Vediamo rapidamente di cosa sto parlando attraverso la condivisione di un'esperienza personale che, in qualche modo  e pur nelle differenze, per certi versi potrebbe assomigliare anche alla tua.

Per 10 anni ho lavorato come Consulente esterno di una grande organizzazione e per 12 anni al contempo ho esercitato la libera professione di Formatore.

Quando ero un professionista “battitore libero”, bene o male, riuscivo a barcamenarmi nella partita dell’organizzazione delle mie giornate: gran parte del mio tempo era dedicata alla consulenza per la grande organizzazione e all’erogazione della formazione in aula come Trainer, e la restante parte alla promozione personale per trovare società di formazione con cui collaborare e per l’aggiornamento professionale (essenziale per restare al passo con i tempi).

Oltre ad altre vicende personali di cui magari ti parlerò in diversa occasione e anche se la libera professione di Formatore è stata intensa e gratificante (ho superato il "tagliando" degli oltre 2500 corsisti in più di 2600 ore d'aula), ad un certo punto l'attività di consulenza si è naturalmente interrotta e mi si  è presentata una di quelle occasioni che per realizzarsi bisogna saper cogliere.

Quando la collega collega Formatrice Laura Beretta mi ha proposto di mettere a frutto le nostre competenze professionali creando una nostra attività imprenditoriale insieme ad un altro professionista, ho deciso di farlo e insieme abbiamo costituito la NOE Formazione. :-)

All'inizio l'attività si è sostenuta lo stretto necessario per le nostre esigenze del momento, ma non per quelle del 3° socio che (unico tra noi tre che si dedicava a tempo pieno alla nostra comune attività) poco meno di un anno dalla sua creazione decide improvvisamente di abbandonare la società e dedicarsi ad altro. :-(

Con Laura comunque scegliamo di proseguire con la stessa passione e, supportati anche dai buoni risultati testimoniati da nostri clienti, decidiamo di sostenere il per noi allora cospicuo investimento rilevando le quote del socio transfugo e di proseguire l'avventura NOE.

Come spesso accade nelle nuove piccole realtà ancora in fase start up, la gestione del tempo in questa fase diventa piuttosto "etemporanea": tantissime cose da fare e tutti (noi due) che fanno tutto (dall'erogazione della formazione alla cura di tutti gli aspetti organizzativi e amministrativi) supportati da una collaboratrice per la segreteria e da un commercialista per la contabilità.

Una gran bella fatica comunque entusiasmante e, con il passare del tempo (e tanto, tanto impegno), nei suoi 7 anni di vita successivi la nostra piccola realtà NOE Formazione è cresciuta.

Eviterò di stare a cantarcela e suonarcela da soli, ma se vuoi conoscere "i nostri numeri" ti basta dare un'occhiata rapida al contatore in continuo aggiornamento sulla nostra home page).

Mi limito invece qui a dirti che La NOE Formazione è ancora composta da due soci (me e Laura) supportati, ad oggi, da un Team NOE di più di 40 consulenti professionisti e collaboratori.

Grande la soddisfazione di tutti (titolari, consulenti e collaboratori) per il comune contributo nell'effettiva realizzazione dei risultati che meritano i nostri clienti partner, ma ad un certo punto sono iniziati i miei problemi con... il tempo :-(

Perchè?

Perchè ho capito che per fare il salto e crescere ancora di più a livello societario dovevo dare pure io il mio contributo curando anche altri aspetti più... "imprenditoriali"

Fase 2. COME MI RITROVAI A FARE ANCORA PIU' COSE (TROPPE) INSIEME

Per curare aspetti più imprenditoriali della NOE Formazione ho deciso di farmi coinvolgere meno direttamente dall'erogazione della formazione in qualità di Trainer e mi sono trovato immerso in parecchie nuove attività.

Per darti un’idea ti faccio un breve elenco (e chissà che tu possa ritrovarti in qualcosa) :
  • continuare comunque ad andare “in aula” come Trainer Formatore (per accontentare alcuni clienti storici e quelli che, a fronte di una quota di investimento economico superiore, insistono per avere il mio intervento diretto);
  • continuare a condurre anche direttamente sessioni di Coaching come Qualified Personal & Business Coach , per supportare clienti coachee nell’individuare strategie e risorse per raggiungere i loro obiettivi più rapidamente (qui il rapporto in prevalenza è one to one e ritengo giusto garantire ai già coachee il proseguimento dei percorsi iniziati con me) e di Coaching sulle Soft Skills , per offrire il mio supporto diretto in ambiti specifici in cui ho competenza ed esperienza ultra decennale nello sviluppo di Soft Skills.
  • ricercare e selezionare nuovi fornitori, nel nostro caso professionisti di valore  che si uniscano al nostro Team di Collaboratori/Formatori/Coach continuando al contempo ad assicurare ai nostri clienti la stessa qualità di conduzione percorsi/servizi NOE (e, se ancora non lo sai, ti informo che nei Corsi di Area Comunicazione di cui sono responsabile la garanzia è "Soddisfatti o rimborsati al 100%");
  • progettare nuovi percorsi formativi e servizi ad alto valore aggiunto cucendo su misura quelli rivolti alle aziende e ai professionisti sulla base delle specifiche esigenze (in NOE ci piace poco la tristemente diffusa pratica del “copia/incolla” di altre società);
  • coordinare e supervisionare collaboratori, consulenti Formatori e Coach, assicurando il continuo reciproco confronto e condividendo con loro materiali e strumenti di lavoro per favorire il continuo sviluppo di valore professionale insieme a noi e come liberi professionisti (in NOE abbiamo scelto di fidarci di chi collabora e lavora con noi)
  • ampliare la nostra attività mantenendo costanti i punti di forza della nostra offerta formativa e la nostra tipica "cura maniacale" di aspetti logistici, organizzativi, monitoraggio andamento e analisi con report esiti finali dei percorsi e servizi erogati;
  • curare incontri e strategie commerciali per incrementare la crescita societaria, continuando a meritare la fiducia dei clienti acquisiti (molti sono con noi da più di 5 anni) e dei nuovi;
  • promuovere la società nella comunicazione esterna curando sito e i canali social
  • creare e mantenere sinergie con altre realtà Partner per arricchire il reciproco valore che offriamo ai nostri clienti;
  • al di là degli incaricati a prendersene cura, mettere anche io la testa negli aspetti contabili amministrativi;
  • ....
insomma...

RISULTATI PER I PRIMI TEMPI DI QUESTA 2^ FASE? (e mi imbarazza ammetterlo, ma con il termine "tempi" mi riferisco ad "anni")


  • forte stress con costante sensazione di essere sempre di corsa;
  • difficoltà a concludere le attività nel rispetto dei tempi con conseguente necessità di portarmi il lavoro a casa o di doverle riprendere più volte nei giorni successivi;
  • salubri boccate d’ossigeno durante la conduzione diretta di percorsi di formazione in cui di solito i partecipanti - e io con loro - migliorano ed incrementano il proprio valore (divertendosi anche);
  • sessioni di Coaching a reciproco arricchimento Coach-coachee sia sul piano personale che professionale;
  • Costante retro pensiero di essere "indietro" e dover trovare il tempo per fare anche altre cose essenziali per la stabilità e la crescita societaria.


Fase 3. DALLA CONFUSIONE ALLA SOLUZIONE (se hai poco tempo per leggere e vuoi sapere subito cosa evitare di fare per avere una gestione maggiormentre efficace del tuo tempo, parti da qui)


Come ho fatto a imparare ed applicare la gestione efficace del mio tempo? Ho trovato la bacchetta magica?

NO, però a un certo punto ho capito che era il caso di uscire dallo stato mentale di confusione nella gestione "occasionalmente" efficace del tempo e di creare e cogliere l'occasione di dedicarmi del tempo per trovare un sistema per gestire meglio il mio tempo.

Magari nello specifico la tua attività è diversa dalla mia (vedi sopra), ma se sei un imprenditore, un libero professionista molto impegnato ohai un ruolo di responsabilità manageriale molto probabilmente la sensazione di annaspare a volte l’hai provata (o la provi tutt’ora) anche tu.

Se è così, ti prometto che proseguire nella lettura ti permetterà di capire fin da subito come risparmiare tempo e sforzi, evitando di attuare 4 diffuse (ed abusate) strategie inutili e controproducenti (so che lo sono perchè l'ho capito direttamente dopo averle applicate e testate).

Inoltre, ti anticipo che nel prossimo articolo condividerò con te anche la sintesi delle strategie efficaci per gestire il proprio tempo che ho trovato, testato, applicato e utilizzo tutt'ora con buona soddisfazione (diversamente da altri società o formatori, alla NOE abbiamo pure il pallino di offrire ai nostri clienti solo con ciò che testiamo e mettiamo in pratica anche noi).

PARTIAMO quindi dallo sfatare 4 (abusate) strategie che NON funzionano (dicendo anche perché non funzionano):

1. Chi fa da sè fa per
tre



Condivido che fare le cose di cui si è responsabili per conto proprio possa avvantaggiare, soprattutto nel breve termine, nell'autoregolarsi in gestione autonoma di tempi e azioni, ma quando le responsabilità/attività iniziano ad essere tante sulla distanza il rischio è quello di "collassare" con burnout a sorpresa (se ti è già capitato, riflettendoci, ti sei veramente stupito dell'accaduto?).

Grado di rischio (soprattutto sulla distanza) di questa strategia: molto alto!

Se fai fatica a evitare di "fare tutto e occuparmi di tutto io che faccio prima" ti invito a riflettere sulla saggezza del detto africano "Se vuoi andare veloce,vai da solo. Se vuoi andare lontano, vai insieme" e a proseguire nella lettura della prossima (spesso abusata) strategia efficace del tempo.

2. Multitasking


Per anni ho pensato fosse funzionale e mi sono sforzato nell’acquisire ed incrementare questa abilità (ci fanno pure dei corsi...), ma poi le recente scoperte delle neuroroscienze mi hanno rincuorato riguardo i miei scarsi risultati ottenuti. Questo perché è ormai dimostrato che nel multitasking noi illusoriamente pensiamo di fare contemporaneamente più cose insieme, ma in realtà il nostro cervello funziona in maniera selettiva alternando l'attenzione focalizzata alle diverse singole attività .

Grado di rischio nell’abuso del multitasking: alto!

Spesso si finisce con l’aprire troppe “finestre” di attenzione, con l’esito di non riuscire a chiuderle tutte e di portarle avanti in malo modo (se sono attività di poco conto ok, ma se sono importanti è piuttosto controproducente).

3. Alzare l’asticella

Alzare continuamente l’asticella di difficoltà delle attività in cui siamo impegnati per tenerci concentrati più a lungo è un altro mito da rivedere: come formatore, con l’esperienza in aula ho capito che le persone, per rimanere attente e impegnate in quello che stanno facendo, hanno bisogno di varietà (teoria, filmati, esercitazioni pratiche e simulazioni).
Le neuroscienze me ne hanno dato conferma dimostrando che qualsiasi sia il tipo e grado di difficoltà in cui è impegnato, il cervello ha capacità attentive per una durata massima di circa 40/50 minuti.

Grado di rischio nell’alzare costantemente l'asticella di difficoltà: medio!

Alcuni esperti affermano che l'efficienza ed efficacia personali possono crescere fino al limite delle competenze che si possiedono e comunque, alzando l'asticella difficoltà, terminata la curva di elevata attenzione iniziale c’è un progressivo fisiologico calo delle performance (con conseguente affaticamento, stress e scarsa resa).

4. To Do List


Fare una check list delle cose da fare è sicuramente utile, ma a condizione di stabilire delle priorità. Altrimenti il tutto si tradurrà in una lista della spesa più o meno estesa che, tolta la soddisfazione di depennare le singole attività dopo averle svolte, trasmette la sensazione di non finire più (e se abbiamo tante cose da da fare effettivamente è così) con conseguente senso di spossamento nel passare subito da un’attività all'altra senza sosta.

Grado di rischio utilizzo To Do List senza fissare priorità: basso (come anche la sua utilità)!

L’ultimo punto (l'utilità) introduce quello che invece è proprio il primo accorgimento che possiamo utilizzare per incrementare la nostra gestione efficace del tempo rendendola al contempo più produttiva :-)

Ed è proprio da qui che parte l'articolo sui "7 suggerimenti pratici per gestire meglio il tuo tempo (e con soddisfazione) "

Federico Olivati
Socio NOE, Coach e Trainer Corsi Public speaking , Tecniche di Vendita e Negoziazione Persuasive (ed etiche) , Comunicazione Efficace Immediata