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Gestione efficace e produttiva del tempo (2^ tempo)


Gestione efficace e produttiva del tempo (2^ tempo)

Se sei un imprenditore, un Manager o hai un ruolo di responsabilità e stai leggendo questo 2° tempo immagino tu abbia già letto e trovato utile il precedente articolo su “Come EVITARE di buttare a mare il tuo tempo smettendo di usare 4 (abusate) strategie che in realtà NON funzionano”.

Se ancora non l’hai fatto, e vuoi risolvere prima di tutto i problemi capendo cosa smettere di fare, puoi recuperare l’articolo anche cliccando qui.

Se invece l’hai già letto e/o vuoi subito capire cosa fare per migliorare nella gestione efficace e produttiva del tuo tempo, prosegui direttamente nella lettura di questo nuovo articolo.


Tempo di lettura?


Max 3 minuti per una lettura rapida + il tempo che sceglierai di investire per ottenere risultati applicandolo (se ti limiti a leggere serve a poco e, in caso tu abbia quest'unico intento,  ti consiglio di non perdere tempo e di dedicare il tuo tempo ad altre attività).

Rapida premessa: Ho rispetto per tutti e per tutte le diverse preferenze fra le varie tecniche di gestione del tempo efficace (se danno risultati), qui sotto trovi solo il frutto della mia personale esperienza.

Mi riferisco solo a questa perché, in linea con l’impostazione societaria NOE Formazione, mi piace condividere solo quello che ho provato, testato ed applico con soddisfazione direttamente.

Bene, a questo punto eccoti i miei 7 suggerimenti per migliorare nella tua gestione efficace del tempo e renderla più produttiva:


1. Stabilisci la tua MOTIV-azione.


  • Nel lavoro (ma lo stesso vale anche nella vita privata) cosa è importante per te?
  • Se anche tu fossi un lavoratore dipendente, facendo quello che devi/vuoi fare, cosa è importante per te?
  • Cosa è veramente importante per te?
  • Oltre che per te, per chi (di importante per te nella tua vita) fai quello che fai?
  • Cosa ti permetterà di ottenere (e di essere) darti da fare?
  • Cosa accadrà, se non fai quello che devi/vuoi fare?

Rispondere a queste domande ti favorirà nell’individuazione della tua motiv-azione, per trovare la spinta ad iniziare a darti da fare e/o a rinnovare l’energia necessaria per andare avanti nei momenti di difficoltà. Ti consiglio di prenderti un appunto sul frutto della tua riflessione e fare, eventualmente, una foto di quello che hai scritto per avere il tutto a portata d’occhio/memoria.


2. Individua i tuoi obiettivi.


Trovata la benzina del motore della tua motiv-azione, serve capire dove vuoi arrivare. Questo per evitare di ritrovarti a girare come una trottola senza sapere dove stai andando (qualsiasi quantità di benzina motivazionale tu abbia, è difficile che sia illimitata…).

  • Quali obiettivi vuoi raggiungere?
  • Che risultato vuoi realizzare?


Fare un rapido elenco scritto dei tuoi obiettivi, ti permetterà di uscire dalla nebbia confusiva dei “dovrei”, “mi piacerebbe” e “vorrei” indefiniti, spingendo il tuo cervello ad accendere e usare la sua lampadina dei 7 WATT (se non sai già a che mi riferisco, lo puoi scoprire nell’articolo che trovi cliccando qui ).

E ora come fai a sapere se gli obiettivi del tuo elenco sono dei buoni obiettivi?

Eccoti un metodo strutturato per trovare la risposta.


3. rendi i tuoi obiettivi S.M.A.R.T.E.R.


Per percorrere la strada verso i tuoi obiettivi, serve che sia ben illuminata: trovata la tua motiv-azione e individuati i tuoi obiettivi bisogna renderli ben formati, così da accrescere le tue probabilità (e, soprattutto, abilità) di e nel raggiungerli.

Lo strumento che ti propongo è la rivisitazione di uno che forse già conosci, ma in una declinazione S.M.A.R.T.E.R. (più smart/intelligente) sulla base della mia esperienza ed applicazione pratica di 13 anni come libero professionista Formatore, 6 di Personal Coach e 8 come Imprenditore Socio co-titolare insieme a Laura Beretta della NOE Formazione.

Per capire come rendere più intelligenti i tuoi obiettivi per realizzarli concretamente e impratichirti sullo strumento SMARTER, ti rimando a questo articolo già pubblicato che puoi trovare cliccando qui.

 

4. Impara a delegare.


Sì hai letto bene, ho detto delegare! Non penserai mica di poter fare tutto da solo, vero? Se hai la fortuna di avere a che fare con collaboratori o professionisti ancor più bravi e competenti di te (magari anche solo in termini di specializzazione), abbi l’intelligenza di farti da parte e far fare a loro la propria parte: avrete tutti da guadagnarci e tu per primo!

Anche se pensi che nessuno può fare meglio di te quello che fai, impara a delegare parte del lavoro comunque, o nella sommatoria rischi di farti travolgere dalla mole di attività facendole tutte male (del Multitasking abbiamo gia trattato nell'articolo di 1° tempo per una gestione efficace del tempo ).

 

5. impara a delegare bene.

Non basta passare la palla e far fare ad altri.

Assicurati di trovare le persone giuste per ogni singolo incarico che assegni. Come non si firmano gli assegni in bianco, così non devi “delegare in bianco”. Prima che inizino a lavorare, dedica del tempo per confrontarti con loro riguardo quello che gli chiedi di fare. Chiedigli cosa pensano del compito che gli hai dato, cosa faranno per realizzarlo nelle macrolinee e in che tempi.

Domanda loro se hanno tutte le risorse che servono o se necessitano di qualcosa. Esercita la tua leadership comprendendo con loro quali sono le loro motiv-azioni e supportandoli rammentandogliele quando intravedessi segni di cedimento o incostanza nel loro operato.

Se sei un Imprenditore, un Manager o hai un ruolo di coordinamento Risorse Umane questo aspetto è di cruciale importanza: oltre a questa rapida infarinatura di base, puoi renderti conto del tuo rapporto con l'autorità e sviluppare le tue competenze nel nostro corso full immersion sulla “Leadership e gestione efficace dei collaboratori”.



6. Gestisci le priorità del tuo lavoro.

Riguardo ciò che continui e continuerai (dopo aver imparato a delegare bene) a portare avanti personalmente, stabilisci delle priorità per capire a cosa vale la pena dedicare tempo e quanto. Approfondisci e utilizza la celebre (ed ancor oggi più efficace di tanti software e applicazioni promemoria che scarichiamo e dimentichiamo sui nostri smartphone) matrice del tempo di Eisenhower.

Cataloga le tue attività in categorie ricavate dall’incrocio dei 4 parametri evidenziati dalla matrice (importante, non importante, urgente e non urgente) per stabilire cosa merita maggior tempo e attenzione da parte tua.



7. Impara a dire di no

Stabilite le tue priorità importanti, perseguile incessantemente fino alla meta e durante il percorso impara a dire dei no.

  • NO (anche TU) alle attività disallineate con i tuoi nuovi obiettivi attuali (anche se le sai fare bene e sono quindi rassicuranti fonti di gratificazione). Con l’arrivo della bella stagione i rami secchi vanno potati, per favorire la nuova fioritura.
  • NO alle attività NON urgenti e NON importanti: sono pseudo-attività che danno l’illusorietà di essere impegnati e hanno un potere ipnotico che fa perdere la cognizione del trascorrere del tempo (e ce ne fa quindi perdere parecchio inutilmente).
  • NO alle attività urgenti e NON importanti: a volte sono da fare per forza, ma sono anche quelle che con buona probabilità è più utile delegare ad altri.


Dedica
buona parte del tuo tempo alle attività NON urgenti e importanti, sono quelle ti faranno crescere di più e contribuiranno maggiormente alla realizzazione dei tuoi obiettivi.

Se, pensandoci con sincerità, ti rendi conto conto di dover avere spesso a che fare con cose importanti ed urgenti, renditi conto che questo è un ottimo segnale dell’urgenza di fare qualcosa di veramente importante: pianifica il tuo tempo in modo tale da occuparti delle cose importanti prima che diventino urgenti!


Mentre lo fai, come suggerisce anche uno stimato collega barese trapiantato a Roma (ciao Max!), dividi il tuo tempo in “blocchi” di attività da 50 minuti (il tempo medio massimo di efficienza prima del declino fisiologico delle nostre performance cerebrali).

Nonostante i numerosi spazi di miglioramento della scuola italiana, non era forse questa anche la durata di ogni ora di lezione? Lo sai che non era un caso?

Usa quel che c'era di buono nell'organizzazione degli orari scolastici: fra un blocco di lavoro (di 50 minuti) e l’altro fai una pausa di 10 minuti per staccare la spina e rigenerare le tue energie fisiche e mentali (se puoi farlo prendendo una boccata d’aria fresca, il tuo corpo te ne sarà grato).

Beh, forse ti chiederai, i suggerimenti che hai da dare sono solo questi?

Mettili in pratica e poi riparliamone quando avrai constatato direttamente la differenza tra il “prima” e il “dopo”, in termini di Efficacia, Efficienza e Benessere di Vita.

PS: Lettura consigliata -> Le 7 Regole per Avere Successo di Stephen R. Covey

PPS: ricordati di attorniarti di persone che hanno ottenuto grandi risultati per abituarti a vedere il mondo con i loro occhi e a ricevere il loro sostegno e incoraggiamento nel tuo impegno. Se, tuo malgrado, non puoi fare questo e sei circondato da persone negative che – pur magari in buona fede - remano contro i tuoi propositi, rammenta sempre queste parole di Gandhi:

Prima ti ignorano, poi ti deridono, poi ti combattono. Poi vinci.”

Federico Olivati

Socio NOE, Coach e Trainer Corsi Public speaking , Tecniche di Vendita e Negoziazione Persuasive (ed etiche) , Comunicazione Efficace Immediata