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Persuasione:%202 parole da usare e 1 da evitareSe sei un imprenditore, un Manager o hai un ruolo di responsabilità e stai leggendo questo 2° tempo sull'uso efficace del tempo, immagino tu abbia già letto e trovato utile il precedente articolo su “Come EVITARE di buttare a mare il tuo tempo smettendo di usare 4 (abusate) strategie che in realtà NON funzionano”.

Se ancora non l’hai fatto, e vuoi risolvere prima di tutto i problemi capendo cosa smettere di fare, puoi leggerlo anche ora

cliccando qui .

Se invece l’hai già letto e/o vuoi subito capire cosa fare per migliorare nella gestione efficace e produttiva del tuo tempo, prosegui direttamente nella lettura di questo nuovo articolo. 👍🏻

📖 Tempo di lettura? ⏱

Max 3 minuti per una lettura rapida + il tempo che sceglierai di investire per ottenere risultati applicandolo (se ti limiti a leggere serve a poco e, in caso tu abbia quest'unico intento,  ti consiglio di non perdere tempo e di dedicare il tuo tempo ad altre attività 🤷🏻‍♂️ ).

Rapida premessa: Ho rispetto per tutti e per tutte le diverse preferenze fra le varie tecniche di gestione del tempo efficace (se danno risultati 😉), qui sotto trovi solo il frutto della mia personale esperienza.

Mi riferisco solo a questa perché, in linea con l’impostazione societaria NOE Formazione, mi piace condividere solo quello che ho provato, testato ed applico con soddisfazione direttamente. 😊😎

Bene, a questo punto eccoti i miei 7 suggerimenti per migliorare nella tua gestione efficace del tempo e renderla più produttiva:

1. Stabilisci la tua MOTIV-azione.

 
Ecco alcune domande stimolo per focalizzare la tua: 

 ✅  Nel lavoro (ma lo stesso vale anche nella vita privata) cosa è importante per te? 

 ✅  In caso tu debba rispondere del tuo operato ad altri, comiunque facendo quello che devi/vuoi fare, cosa è importante per te? 

 ✅  Cosa è veramente importante per te? 

 ✅  Oltre che per te, per chi (di importante per te nella tua vita) fai quello che fai? 

 ✅  Cosa ti permetterà di ottenere (e di essere) darti da fare?

 ✅  Cosa accadrà, se non fai quello che devi/vuoi fare?

Rispondere a queste domande ti favorirà nell’individuazione della tua motiv-azione, per trovare la spinta ad iniziare a darti da fare e/o a rinnovare l’energia necessaria per andare avanti nei momenti di difficoltà. ⚡️👊🏻 Ti consiglio di prenderti un appunto scritto sul frutto della tua riflessione e fare, eventualmente, una foto di quello che hai scritto per avere il tutto a portata d’occhio/memoria. 👁🧠

2. Individua i tuoi obiettivi.

Trovata la benzina del motore della tua motiv-azione, serve capire dove vuoi arrivare. Questo per evitare di ritrovarti a girare come una trottola senza sapere dove stai andando (qualsiasi quantità di benzina motivazionale tu abbia, è difficile che sia illimitata… 🤷🏻‍♂️😉).

Ecco le domande stimolo per focalizzare la tua meta: 

 ✅  Quali obiettivi vuoi raggiungere?

 ✅  Che risultati vuoi realizzare conceretamente? 

Fare un rapido elenco scritto dei tuoi obiettivi, ti permetterà di uscire dalla nebbia confusiva dei “dovrei”, “mi piacerebbe” e “vorrei” indefiniti 😶‍🌫️🥴, spingendo il tuo cervello 🧠 ad accendere e usare la sua 💡 da 7 WATT  (se non sai già a che mi riferisco, lo puoi scoprire nell’articolo che trovi cliccando qui ).


E ora come fai a sapere se gli obiettivi del tuo elenco sono dei buoni obiettivi?

Eccoti un metodo strutturato per trovare la risposta.

3. rendi i tuoi obiettivi S.M.A.R.T.E.R.

Per percorrere la strada verso i tuoi obiettivi, serve che sia ben illuminata: trovata la tua motiv-azione e individuati i tuoi obiettivi bisogna renderli ben formati, così da accrescere le tue probabilità (e, soprattutto, abilità) di e nel raggiungerli. 😎

Lo strumento che ti propongo è la rivisitazione di uno che forse già conosci, ma in una declinazione S.M.A.R.T.E.R. (più smart/intelligente 🎯) sulla base della mia esperienza ed applicazione pratica di più 15 anni come libero professionista Formatore, 6 di Personal Coach e 10 come Imprenditore co-titolare della società NOE Formazione.

Per capire come rendere più intelligenti i tuoi obiettivi per realizzarli concretamente e impratichirti sullo strumento S.M.A.R.T.E.R. , ti rimando a questo articolo già pubblicato che puoi trovare cliccando qui 

4. Impara a delegare.

Sì, hai letto bene, ho detto delegare! Non penserai mica di poter fare tutto da solo, vero? 🤔 Se hai la fortuna di avere a che fare con collaboratori o professionisti ancor più bravi e competenti di te (magari anche solo in termini di specializzazione), abbi l’intelligenza di farti da parte e far fare a loro la propria parte: avrete tutti da guadagnarci e tu per primo!✌🏻

Anche se pensi che nessuno può fare meglio di te quello che fai, impara a delegare parte del lavoro comunque o,
nella sommatoria rischi di farti travolgere dalla mole di attività facendole tutte male (del Multitasking abbiamo gia trattato nell'articolo di 1° tempo per una gestione efficace del tempo ).

5. impara a delegare BENE.

Non basta passare la palla e far fare ad altri... 🙄

Assicurati di trovare le persone giuste per ogni singolo incarico che assegni. 🧐 Come non si firmano gli assegni in bianco, così non devi “delegare in bianco”. Prima che inizino a lavorare, dedica del tempo per confrontarti con loro riguardo quello che gli chiedi di fare. 🙌🏻

Chiedigli cosa pensano del compito che gli hai dato, cosa faranno per realizzarlo nelle macro-linee e in che tempi.

Domanda loro se hanno tutte le risorse che servono o se necessitano di qualcosa. Esercita la tua leadership comprendendo con loro quali sono le loro motiv-azioni e supportandoli rammentandogliele quando intravedessi segni di cedimento o incostanza nel loro operato. ⚡️

Se sei un Imprenditore, un Manager o hai un ruolo di coordinamento Risorse Umane, questo aspetto è di cruciale importanza: oltre a questa rapida infarinatura di base, puoi renderti conto del tuo rapporto con l'autorità e sviluppare le tue competenze leader nel nostro corso full immersion sulla “Leadership e gestione efficace dei collaboratori”.

6. Gestisci le priorità del tuo lavoro.

Riguardo ciò che continui e continuerai (dopo aver imparato, mi rammomando, a delegare bene) a portare avanti personalmente, stabilisci delle priorità per capire a cosa vale la pena dedicare tempo e quanto ⏰.

Per questo approfondisci e utilizza la celebre (ed ancor oggi più efficace di tanti software e applicazioni promemoria che scarichiamo e dimentichiamo sui nostri smartphone 🗓 ) matrice del tempo di Eisenhower.

Cataloga le tue attività in categorie ricavate dall’incrocio dei 4 parametri evidenziati dalla matrice (importante, non importante, urgente e non urgente) per stabilire cosa merita maggior tempo e attenzione da parte tua.

 ➡️  fai personalmente al più presto le attività importanti e urgenti

 ➡️  pianifica e fai personalmente quelle importanti e NON urgenti

 ➡️  delega o, se noin puoi, ritagliati dei piccoli spazi di tempo per farle, quelle urgenti e NON importanti

 ➡️  lascia perdere ed elimina il più possibile le attività NON urgenti e NON importanti.

A questo proposito aggiungo solo che se ti rendi conto di avere poco tempo perchè hai troppe cose da fare importanti e urgenti, è proprio il caso di fermarti e dedicare tempo per rendere efficiente la tua attività di programmazione e e che quello che è più strategico è programmare (e fare) quelle importanti prima che diventino anche urgenti. Se ancora pensi di non avere tempo a sufficienza impara a usare di più il prossimo consiglio 😉

7. Impara a dire di no

Stabilite le tue priorità importanti, perseguile incessantemente fino alla meta e durante il percorso impara a dire dei NO 🤨 ⛔️ 👎🏻

❌👎🏻 NO alle richieste di chi ti fa perdere tempo con obiettivi disallineati rispetto a quelli che hai stabilito nelle TUE priorità (se cerchi qualche suggerimento su come declinare richieste mantenendo buoni rapporti con gli altri, leggi l'articolo su "2 parole da usare e 1 da evitare per ottenere quello che vuoi con dolce determinazione" )

❌👎🏻 NO (anche TU) alle attività disallineate con i tuoi nuovi obiettivi attuali (anche se le sai fare bene e sono rassicuranti fonti di gratificazione). Con l’arrivo della bella stagione i rami secchi vanno potati , per favorire la nuova fioritura 🌻.

❌ 👎🏻 NO alle attività NON urgenti e NON importanti: sono pseudo-attività che danno l’illusorietà di essere impegnati e hanno un potere ipnotico che fa perdere la cognizione del trascorrere del tempo (e ce ne fa quindi perdere parecchio inutilmente).

❌ 👎🏻 NO alle attività urgenti e NON importanti: a volte sono da fare per forza, ma sono anche quelle che con buona probabilità è più utile delegare ad altri.

‼️ 👍🏻 Dedica buona parte del tuo tempo alle attività NON urgenti e importanti, sono quelle ti faranno crescere di più e contribuiranno maggiormente alla realizzazione dei tuoi obiettivi.

Se, pensandoci con sincerità, ti rendi conto conto di dover avere spesso a che fare con cose importanti ed urgenti, renditi conto che questo è un ottimo segnale dell’urgenza di fare qualcosa di veramente importante: pianifica il tuo tempo in modo tale da occuparti delle cose importanti prima che diventino urgenti... 😏

Mentre lo fai, come suggerisce anche uno stimato collega barese trapiantato a Roma e attualmente tornato a Bari (ciao Max! 😉), dividi il tuo tempo in “blocchi” di attività da 50 minuti (il tempo medio massimo di efficienza prima del declino fisiologico delle nostre performance cerebrali).

🏫 Nonostante i numerosi spazi di miglioramento della scuola italiana, non era forse questa anche la durata di ogni ora di lezione? Lo sai che non era un caso? 🤔

🕰 Usa quel che c'era di buono nell'organizzazione degli orari scolastici: fra un blocco di lavoro (di 50 minuti) e l’altro fai una 🔔 pausa di 10 minuti per staccare la spina e rigenerare le tue energie fisiche e mentali (se puoi farlo prendendo una boccata d’aria fresca, il tuo corpo te ne sarà grato😌 ).

Beh, forse ti chiederai, i suggerimenti che hai da dare sono solo questi? 🤔

Mettili in pratica e poi riparliamone quando avrai constatato direttamente la differenza tra il “prima” e il “dopo”, in termini di Efficacia, Efficienza e Benessere di Vita. 😊😊

PS: Lettura consigliata -> Le 7 Regole per Avere Successo di Stephen R. Covey

PPS: ricordati di attorniarti di persone che hanno ottenuto grandi risultati per abituarti a vedere il mondo con i loro occhi e a ricevere il loro sostegno e incoraggiamento nel tuo impegno. Se, tuo malgrado, non puoi fare questo e sei circondato da persone negative che – magari pure in buona fede - remano contro i tuoi propositi, rammenta sempre queste parole di Gandhi:

“Prima ti ignorano, poi ti deridono, poi ti combattono. Poi vinci.”



Federico Olivati

Proprietario unico Brand NOE Formazione™, Professional Coach e senior Trainer Corsi Public speaking , Tecniche di Vendita e Negoziazione Persuasive (ed etiche) , Comunicazione customer oriented